Wer sieht was im digitalen Schülerdossier? Rechtsgrundlagen für das Berechtigungskonzept (Kanton Zürich)

Kanton Zürich

Wo Dokumente in Bundesordnern abgelegt sind, regeln Schliesssystem, Schlüsselregelung und Aufmerksamkeit den Datenzugriff. In einer cloudbasierten Schulsoftware regelt ihn das Berechtigungskonzept. Wo ein solches fehlt, herrschen die Voreinstellungen des Softwareherstellers, Zufall und Gelegenheit. Das ist ein Ausgangspunkt für heikle Konflikte: Die Schulleitung will alle Unterlagen an einem Ort, die Therapeutin will ihre Berichte nicht in einem Dossier haben, das alle Schulmitarbeitenden einsehen können, beide berufen sich auf gute Gründe. Das Recht liefert hierzu präzise Antworten.

Der Beitrag folgt dem Zürcher Recht. Andere Kantone haben denselben Aufbau in eigenen Erlassen – die Struktur lässt sich übertragen, die Paragrafen nicht.

Zugriff im eigenen Haus ist Bearbeitung, nicht Bekanntgabe

Die erste Weiche wird oft falsch gestellt: Gibt eine Schule Daten an die KESB oder die Jugendanwaltschaft weiter, ist das eine Bekanntgabe mit den Voraussetzungen von §§ 16 f. IDG. Sieht dagegen eine Mitarbeiterin derselben Schule ein Dossier ein, verlässt nichts das öffentliche Organ – das ist Bearbeitung. Deshalb hilft hier die Suche nach einer Einwilligung nichts. Es gelten die allgemeinen Grundsätze, und die sind in diesem Fall strenger, nicht milder.

Erforderlichkeit gilt pro Rolle, nicht pro Haus

§ 8 Abs. 1 IDG erlaubt die Bearbeitung, «soweit dies zur Erfüllung seiner gesetzlich umschriebenen Aufgaben geeignet und erforderlich ist». Der Massstab ist die Aufgabe – und Aufgaben haben Personen, nicht Institutionen. Dass eine Schule als Organ mit den Daten arbeiten darf, sagt nichts darüber, wer im Haus sie sehen muss. Eine Klassenlehrperson braucht andere Informationen als eine Klassenassistenz, eine Schulleitung andere als eine Praktikantin.

§ 11 IDG verschärft das zur Gestaltungspflicht: Das Organ gestaltet seine Systeme so, «dass möglichst wenig Personendaten anfallen, die zur Aufgabenerfüllung nicht notwendig sind», und löscht, anonymisiert oder pseudonymisiert, «sobald und soweit dies möglich ist». Übersetzt auf eine Plattform heisst das: Ein fehlendes Rollenkonzept ist nicht ein offener Punkt der Einführung, sondern bereits der Mangel. Wer alles für alle sichtbar macht und auf die Verschwiegenheit der Mitarbeitenden vertraut, hat die Pflicht aus § 11 nicht erfüllt, sondern an die Belegschaft delegiert.

Therapieberichte sind besondere Personendaten

§ 3 Abs. 4 IDG zählt auf, was besonders geschützt ist, und nennt ausdrücklich «die Gesundheit, die Intimsphäre, die ethnische Herkunft sowie genetische und biometrische Daten». Ein logopädischer, psychomotorischer oder schulpsychologischer Bericht fällt darunter.

Ein zweiter Halbsatz derselben Bestimmung wird gern übersehen und ist für Dossiers der wichtigste: Besondere Personendaten sind auch «Zusammenstellungen von Informationen, die eine Beurteilung wesentlicher Aspekte der Persönlichkeit natürlicher Personen erlauben» (§ 3 Abs. 4 lit. b IDG). Ein Dossier kann also schutzwürdiger sein als jedes einzelne Blatt darin. Wer Förder- oder Therapieberichte, Standortgespräche, Absenzen und Verhaltensnotizen an einem Ort bündelt, schafft genau die Zusammenstellung, die das Gesetz meint.

Daraus folgt die schärfere Schwelle: Die Bearbeitung besonderer Personendaten «bedarf einer hinreichend bestimmten Regelung in einem formellen Gesetz» (§ 8 Abs. 2 IDG). Eine Weisung der Schulleitung ist keine solche Grundlage, eine Verordnung auch nicht. Die VSM ist eine Verordnung, also nicht hinreichend. Zudem ordnet sie zwar die Therapien den sonderpädagogischen Massnahmen zu (§ 9) und regelt die Zusammenarbeit (§ 10), aber sie sieht dort Beratung der Lehrpersonen vor, nicht die Ablage von Berichten in einem gemeinsamen Dossier.

Die Vorabkontrolle ist Pflicht, nicht Option

Der Punkt, der in der Praxis am häufigsten übersprungen wird: § 10 IDG verlangt eine Datenschutz-Folgenabschätzung für beabsichtigte Bearbeitungen. Absatz 2 geht noch weiter: Das Organ unterbreitet eine Bearbeitung «mit besonderen Risiken für die Grundrechte der betroffenen Personen vorab der oder dem Beauftragten für den Datenschutz zur Prüfung (Vorabkontrolle)». Die Voraussetzungen führt § 24 IDV aus.

Gesundheitsdaten von Kindern auf einer extern betriebenen Plattform mit breitem Zugriff ist der Lehrbuchfall. Entscheidend ist das Wort vorab: Die Prüfung gehört vor die Einführung und vor die Anordnung, nicht in die Eskalation danach. Kommt ein externer Anbieter ins Spiel, tritt § 25 IDV zur Auftragsbearbeitung hinzu – die Verantwortung bleibt beim Organ, sie wandert nicht zum Dienstleister.

Berufsgeheimnis oder Amtsgeheimnis?

Hier wird oft mit dem falschen Argument gestritten: Art. 321 StGB – das Berufsgeheimnis – erfasst Logopädinnen und Psychomotoriktherapeutinnen nicht. Die Aufzählung nennt Ärzte, Psychologen, Pflegefachpersonen, Physiotherapeuten und Ergotherapeuten «sowie ihre Hilfspersonen» – schulische Therapieberufe stehen nicht darin.

Tragfähig ist Art. 320 StGB, das Amtsgeheimnis. Es erfasst, was jemand «in seiner amtlichen oder dienstlichen Stellung oder als Hilfsperson eines Beamten oder einer Behörde» wahrgenommen hat, und gilt auch nach Ende des Anstellungsverhältnisses. Für Angestellte einer öffentlichen Schule ist das die einschlägige Norm. Sie bindet alle, die Zugriff haben, gerade auch Assistenzen und Zivildienstleistende. Das ist allerdings kein Ersatz für ein Rollenkonzept: Verschwiegenheitspflicht begründet keine Zugriffsberechtigung.

Für die Schulleitung

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